Pour la plupart d’entre nous, le mail est la forme la plus courante de communication d’affaires, il est donc important de bien faire les choses. Bien que les courriels ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent quand même être professionnels pour présenter une bonne image de vous et de votre entreprise.
Comment rédiger un mail officiel
Suivez ces cinq étapes simples pour vous assurer que vos courriels en anglais sont parfaitement professionnels.
- Commencez par un salut
- Remercier le destinataire
- Énoncez votre objectif
- Ajoutez vos remarques de clôture
- Terminer par une fermeture
Commencez par un salut
Ouvrez toujours votre mail avec un message d’accueil, tel que “Chère Lillian”. Si votre relation avec le lecteur est formelle, utilisez son nom de famille (ex. : “Chère Madame Price”). Si la relation est plus décontractée, vous pouvez simplement dire “Salut Kelly”. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez : “A qui de droit” ou “Madame/Monsieur”.
Remercier le destinataire
Si vous répondez à la demande d’un client, vous devriez commencer par une ligne de remerciement. Par exemple, si quelqu’un a une question au sujet de votre entreprise, vous pouvez dire “Merci d’avoir contacté la société ABC”. Si quelqu’un a répondu à l’un de vos courriels, n’oubliez pas de dire “Merci pour votre réponse rapide” ou “Merci de me rappeler”. En remerciant le lecteur, vous le mettez à l’aise et vous aurez l’air plus poli.
Énoncez votre intention
Si vous commencez la communication par courriel, il peut être impossible d’inclure une ligne de remerciement. Commencez plutôt par énoncer votre objectif. Par exemple, “J’écris pour me renseigner sur …” ou “J’écris en référence à…”.
Précisez clairement votre objectif dès le début du courriel, puis passez au texte principal de votre courriel. Rappelez-vous que les gens veulent lire les courriels rapidement, alors faites des phrases courtes et claires. Vous devrez également porter une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation afin de présenter une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.
Ajoutez vos remarques de clôture
Avant de terminer votre courriel, il est poli de remercier votre lecteur une fois de plus et d’ajouter quelques remarques finales polies. Vous pouvez commencer par “Merci pour votre patience et votre coopération” ou “Merci pour votre considération”, puis poursuivre par “Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à m’en faire part” et “J’ai hâte de vous entendre”.
Terminer par une fermeture
La dernière étape consiste à inclure une fermeture appropriée avec votre nom. “Meilleures salutations “, ” Cordialement ” et ” Merci ” sont tous des fermetures professionnels. Évitez les fermetures telles que “Meilleurs vœux” ou “Santé” à moins que vous ne soyez un bon ami du lecteur. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton envoyer, vérifiez encore une fois l’orthographe de votre mail pour vous assurer qu’il est vraiment parfait !
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